Wer oder was auch immer zu Hause wartet: Wird die Arbeit effizient erledigt, bleibt mehr Zeit für Daheimgebliebene, Müßiggang, Laster, Triebesdinge, etc . Hier geht es um die Korrespondenz – im Speziellen: Das Anfragen von Druckerzeugnissen. Wer schon frühzeitig klarstellt, was er sich genau wünscht (Lücken sind freilich erlaubt), der kommt ganz ohne zeitraubendes Rückfragen, Zögern und Zaudern des Kalkulierenden aus und vermeidet mitunter bittere Missverständnisse.

So oder ähnlich trifft es manchmal bei uns ein:

Selbstverständlich freuen wir uns über alle Anfragen – aber hier fehlen leider nahezu alle aufwandsrelevanten Daten.

Will man auf zeitraubende Rückfragen verzichten, könnte man beispielsweise eine solche Nachricht auf den Weg bringen:

Eins plus mit Sternchen für denjenigen, der noch eine Entwurfsdatei  – und sei es nur ein Screenshot – zur Ansicht mit anhängt. Damit lassen sich eventuelle drucktechnische Unwägbarkeiten gleich überprüfen. Natürlich ist noch kein „Diplom-Kunde“ vom Himmel gefallen, aber es lohnt sich auch in Zeiten allgemein rückläufiger Print-Kompetenz frisch in die Materie einzusteigen. Das Büchlein Druckreif (Verlag avedition), auf das ich ohne Vergütungsabsicht hinweise, bringt allerhand Licht in derlei grundlegende Print-Produktionsthemen – natürlich gibt es noch mehr nützliche Literatur bei anderen Verlagen.

Bleiben wir beim Beispiel oben: Die Angabe „Objekt“ hilft beim weiteren Austausch – das Kind bekommt einen Namen und beide Seiten wissen so stets, worüber sie reden. Das Format ist insbesondere für die Druckformkosten und Papierkosten von Bedeutung, ebenso für die Frage der Machbarkeit bezogen auf Maschinenformate. Stichwort Druck: Gerade bei Letterpress ist die Anzahl der Druckfarben besonders entscheidend für den Preis.

Variablen und Varianten gehen auch, wenn jedoch beispielsweise zwei Formate, drei Papiere und drei verschiedene Auflagen preislich dargestellt werden sollen, gerät das Kalkulieren oft zur Strafarbeit. Ein Telefonat vorab hilft oft, Machbares einzugrenzen und kostentreibende Faktoren zu identifizieren.

Wenn dann schließlich der errechnete und in der Währung Euro dargestellte Aufwand zu den Vorstellungen des Anfragenden passt, dürfen wir uns über einen Auftrag freuen.

Vielen Dank! Aber: da fehlt leider noch etwas.

Wer ist der Auftraggeber? Was wird beauftragt? Wenn es schnell gehen soll, kann man sich auf eine Angebotsnummer beziehen, sofern das Angebot inhaltlich dem tatsächlich Gewünschten entspricht. Besser ist eine explizite Nennung der Eckdaten (siehe Beispiel-Anfrage oben), samt Auftragswert – auch im eigenen Interesse des Auftraggebers. Zum Schluss interessiert uns noch: Wohin dürfen wir die fertigen Kostbarkeiten versenden? Das kann selbstredend auch später geklärt werden, könnte aber kostenrelevant sein.

Das behagliche Gefühl bzw. die Gewissheit, dass man sämtliche nötigen Informationen (möglichst in einem Schwung) übermittelt hat, ist nicht zu unterschätzen. Wer sich um eine so klare Kommunikation verdient macht, darf sich über frei gewordene Zeit für unbürokratische Dinge freuen!